Şahsen sezon başları en sevdiğim dönemlerdir. Bir heyecan, ekipler kurulmak üzere kollar sıvanır. Üniversiteler ziyaret edilir, yetenek avına çıkılır. Sayısız mülakat yapılır, “en iyi” olanları kendi bünyemize kazandırabilmek için. Bir yığın söz verilir; maaş, yan haklar, yıl sonu bonusu, özel günlerin kutlanması ve daha neler neler…
Ancak mevsimlerde ilkbahar ve yaz olduğu gibi, sonbahar zamanı geldiğinde ayrılıklar için bu defa kollar sıvanır. Kara kış bastımadan elemeler yapılmaya başlanır. İlkbaharda bir heyecan ile aradığımız, kilometreler kat ettiğimiz yollar unutulur, rakamlar artık konuşur.
Otellere baktığımızda “turnover” dediğimiz oran, yani çalışanların şirkette çalışma sürelerini kapsayan zaman dilimi, şirketlerin başarı oranlarını ortaya koyan en kıymetli orandır. Çalışan sadakati beraberinde hizmet kalitesini getirir, bu da sürekli misafir oranını yükseltir. Fakat yöneticiler olarak bunu göz ardı etmek ve “rakamların tutması” için planlamalar yapmayı tercih ederiz. Ah, tabii bir de devir işleri var. Çalışanı karşılamak, ona şirket hattı, bilgisayarı, uniforması vs. vermek işin eğlenceli süreci. Ama bir de işin vedalaşma faslı var.
Bir düşünün, kendi kariyerinizde en güzel vedayı kim yaptı sizin için? Aynı şekilde bir de en korkunç vedanız nasıldı bir şirketten? İşveren olarak ideal olanı, devam eden çalışanlarla iyi şartlar altında ayrılmaktır. Ancak süreç hantaldır ve genellikle çalışanlar değersiz, deneyimlerinden faydalanılmamış hissederek ayrılırlar. Oysa ihtiyacımız olan sadece güçlü bir “Vedalaşma Programı”dır. İK sürecinin güçlü bir işten çıkarma programı, yaygın tuzaklardan kaçınılmasına ve her iki taraf için sürecin iyileştirmesine yardımcı olabilir.
Vedalaşma Programı nedir?
İşe başlama programını biliyoruz – yeni bir çalışan ekibe katıldığında, onları yeni rollerinde başarılı olamaları için donanımlı yetiştirmek; kültürü, kullanacağı araç-gereçleri ve bilgi temelini oluşturmak için adımlarımız. Namı değer “Oryantasyon Programı”. Buna karşılık işten ayrılma, görev süresinin sonunda çalışan deneyimini yönetir. Vedalaşma, bir çalışanın istifasını veya feshini takiben başarılı bir şekilde yollarını ayırmak için gerekli tüm adımları kapsar. Bu süreç iyi hazırlanıp uygulandığında net bir işten ayrılma süreci, hem şirket hem de çalışan için sorunsuz olur.
Neden bir Vedalaşma Programı’na ihtiyacınız var?
Bir çalışan fesih süreci oluşturmanın önemini zaten dile getirdik. Ancak gerçek şu ki, fesih (veya istifa) resmi olduğunda iş yapılmaz. Bundan sonra gelen, çalışan yaşam döngüsünün ve uzun vadede kurumsal başarınızın çok önemli bir parçasıdır. Çıkış döneminde hem İK hem de çalışan için bir yapılacaklar listesi bulunmaktadır. Çalışanın şirket tarafından verilen dizüstü bilgisayar veya cep telefonu gibi cihazları iade etmesi, kimlik kartını vermesi ve masasını boşaltması gerekir. Bunun yanında İnsan Kaynakları’nın Eğitim ile el ele verip, ekibi doğru yönetmesi gerekir. Moralin izlenmesinin yanı sıra gerekli tüm evrak işlerini ele almak değerli olacaktır. Açık bir süreç olmadan, önemli adımların çatlaklardan geçmesi kolaydır – şirketi potansiyel güvenlik risklerine veya yasal tehditlere açar ve muhtemelen işten ayrılan çalışanla olan ilişkiye zarar verir. Bir işten çıkarma süreci, bu geçişi her iki taraf için de kolaylaştırır. Nasıl işe başlarken kutluyoruz beraberliğimizi, aynı şekilde vedalaşmanında da bir kutlama tadında olmasına özen göstermemiz gerekir.
“Vedalaşma Programı”, şirketlerde şu konularda yardımcı olur:
- Güvenlik risklerini azaltır.
- Yasal sorunları önler.
- İş/ekip geçişinin lojistik zorluklarını yönetir.
- İyileştirme için geribildirim toplanır.
- Marka imajının korunması sağlanır.
Özel bir çaba gerektirse de “Vedalaşma Programı” sonunda kazanılan başarı buna değer. Neredeyse 20 yıllık otelcilik tecrübem ile gözlemlediğim, vedalaşmaya yatırım yapan kurumların yüksek oranda çalışanlarını elde tutma ve bağlılık görüldüğüdür. Bu başarıyı yakalayan kurumların yönetimleri, son derece mantıklı bir süreçte ilerlemektedir. Tabii ki şirket büyüklüğüne göre değişiklik gösterse de izleyebileceğiniz süreç, çalışanın şirketteki pozisyonuna ve ayrılışının niteliğine göre farklılık gösterecektir. Kendi özel işten çıkarma “Vedalaşma Programı”nızı oluşturmak için aşağıdaki aşamaları ve başarılı uygulamaları kılavuz olarak alabilirsiniz.
İlk aşama istifa sürecini yönetmekse eğer, İK’nın devreye girip, vedalaşma sürecini başlatma zamanı gelmiştir. Yapılması gereken, sözleşme feshini belgelemek olacaktır. Çalışanın kayıtlarınız için resmi bir istifa mektubunu imzalamasını sağlamanız gerekir. Bir önceki makalemde de dediğim gibi “İnsanla insana hizmet ettiğimiz” bir sektör olduğumuz için, yaptığımız her şeyin merkezine insanı koymamız gerek. Bu aşamada da bir çıkış görüşmesi yerinde olacaktır. Şirketle ilgili deneyimleri, rolleri ve ayrılma nedenleri hakkında geribildirim almak için, ayrılacak kişiye ayıracağınız gerçek bir zaman dilimi oluşturmanız gerekir. Unutmayın ki çalışan görüşmesi, çalışanın kuruluşunuzla yapacağı son etkileşimlerden biri olacaktır. Bu nedenle, bunu bir öncelik haline getirmek ve hazırlıklı gelmek önemlidir.
Ekipleri bilgilendirmeniz gerekir. Dedikoduların önünüze geçmesine izin vermeyin. Ekibin çalışanın yaklaşan ayrılışını bilmesini sağlayın ve ekibin tepkisini/ihtiyaçlarını izleyin. Ekibin desteklediğinden ve işin devamı konusundan emin olun. İletişim hatlarını açık tutun. Misafirler-tedarikçilerle iletişim kurmak gerekir. Sürekli misafirler, çalışanlara değer verirler. Bazı durumlarda daha rezervasyon aşamasında “Ayşe Hanım’ın temizlik yaptığı katta konaklamak istiyorum” gibi isteklerini dile getirirler. Tedarikçiler de aynı şekilde alıştıkları kişi ile görüşmeyi, pazarlık yapmayı, hatta güven duydukları o kişiyi tercih ederler.
İkinci aşama evrakların hazırlanmasıdır. Gizlilik sözleşmesini ve çalışanın sözleşmesini gözden geçirin. Tüm öğelerin düzgün olduğundan emin olmak için çalışanın sözlemesinin son bir incelemesini yapın. Kalan soruları netleştirmek için ayrılmadan önce çalışanla yapılan gizlilik sözleşmesini gözden geçirmek isteyebilirsiniz. Tazminat, yan haklar ve vergi belgelerini hazırlayın. Bir çalışanın ayrıldığını öğrendikten sonra, her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için çalışan tazminat paketini ve vergi bilgilerini gözden geçirmek için muhasebe ile beraber çalışın.
Üçüncü aşamada iş devir sürecinin planlanması yer alır. Üretim veya hizmetlerde sorunsuz bir geçiş ve kesinti olmaması için devir işlemi planlamanız gerekir. Ne yapılması gerektiğini belirlemek için çalışan ve/veya yöneticisi ile birlikte çalışın.
- Görevi kim devir alacak?
- Devir alan çalışanın eğitim ihtiyaçları nedir?
- Bilgi aktarımı için data/dosya/belgeleri hazırlayın.
- Projeler ve çıktılar için yapılacaklar listesi oluşturun.
Dördüncü aşamada çalışan için bir tamamlanacaklar listesi hazırlayın. Bu eksiksiz olarak zaten yerine getirilmekte. Departman departman gezip, imza karşılığında anahtar, isimlik vs. teslim edilir.
Beşinci aşamada Bilgi İşlem devreye girer. Email şifresi vs. değişikleri hızlı bir şekilde tamamlanır.
Buraya kadar eksiksiz geçilen aşamalarda can alıcı olan altıncı aşama, “insanla insana hizmet eden” bir sektör için en değerli bölüm. Çalışanın ayrılma süreci moral bozucu olabilir. Ancak günün sonunda başka biriyle bir ilişki yönetmekte olduğunuzu unutmayın. Çalışana saygılı davranarak ve görev süreleri boyunca şirkete kattıklarına ne kadar değer verdiğinizi göstererek, son izlenim ile güzel bir “Vedalaşma Programı”nın sonuna gelin.
Uygun olması durumunda; bir teşekkür mektubu yazmak, kişiselleştirilmiş bir hediye vermek, ekibin imzaladığı bir “veda” kartı hazırlamak etkili olacaktır. Maliyeti çok düşük olan bu işlemlerin geri dönüşleri, sektörde imajınız için yüksek değerde olacaktır. En önemlisi de her buluşma bir şenlik, bir heyecan olduğu gibi her vedanın da bir parti ile unutulmaz bir hatıra olarak sonlanması olacaktır.
İlham almak harikadır, ilham verici bir lider olmak ise muhteşem…
Gül Gürsoy
Eğitim ve Gelişim Yöneticisi, Yetenek Avcısı
Kariyer ve Yönetici Koçu
